Bestellungen bleiben liegen, Rechnungen stapeln sich, Lieferanteninformationen sind verstreut und niemand hat den vollständigen Überblick. Verzögerungen und Fehler kosten unnötig Geld und Zeit.

DocuWare schafft Klarheit.

Eingangsrechnungen, Bestellungen und Lieferscheine werden automatisch erfasst und übersichtlich abgelegt. Freigaben und Prüfschritte laufen transparent und nachvollziehbar. So reduzieren Sie Fehler, verbessern die Lieferantenkommunikation und sparen wertvolle Zeit im Einkauf.

Frachtpapiere digitalisieren: Lassen Sie LKW-Fahrer die Frachtpapiere nach Auslieferung mit einem Mobilgerät scannen und direkt in DocuWare hochladen. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und verbessern den Cash-Flow.

Schadensmeldungen erfassen: Erstellen Sie Webformulare für die schnelle Erfassung von Schadensmeldungen. Per Mobilgerät können direkt Bilder des Schadens aufgenommen und mit einer detaillierten Beschreibung in DocuWare abgelegt werden. Alle Dokumente, wie Schriftverkehr mit Versicherungen, werden übersichtlich zu jedem Fall gespeichert.

Systemintegration: Integrieren Sie Ihr ERP- und CRM-System, Ihre Speditionssoftware oder Ihr Tourenplanungssystem. Automatisieren und verbessern Sie so zahlreiche Prozesse, und stellen Sie Ihren Mitarbeitern und Kooperationspartnern alle wichtigen Informationen sofort zur Verfügung um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer IT-Infrastruktur zu ziehen.

Lagerbestände, Lieferscheine, Transportdokumente – alles verteilt und unübersichtlich. Wichtige Informationen sind schwer auffindbar, Rückfragen verzögern Abläufe, und die Abstimmung zwischen Lager, Versand und Einkauf kostet Nerven.

DocuWare sorgt für Struktur.

Dokumente werden zentral erfasst, Workflows steuern den Freigabeprozess automatisch, und jeder Zugriff auf Transport- oder Lagerdokumente ist nachvollziehbar. So arbeiten Lager und Logistik schneller, effizienter und ohne Chaos.

Urlaubsanträge, Verträge, Zeugnisse, Krankmeldungen – Personalabteilungen kämpfen mit Papierflut und verstreuten Informationen. Das kostet Zeit, verzögert Entscheidungen und sorgt für Unsicherheit.

DocuWare schafft Übersicht und Sicherheit:

Mit DocuWare können Sie Personaldaten und -dokumente zentral pflegen. Nutzen Sie Vorlagen um Informationen, ohne mehrfaches manuelles Abtippen, zu erfassen.  

Über die Aktenansicht haben berechtigte Personen Zugriff auf relevante Personaldokumente. Flexible Filteroptionen und eine Volltextsuche ermöglichen es, wichtige Dokumente auch unterwegs über das Smartphone schnell zu finden. Lassen Sie Gehaltsabrechnungen nach Erstellung automatisch in die Personalakte ablegen – auch wenn diese von einem externen Steuerbüro erstellt werden. Mitarbeiter können über einen geschützten Link von jedem Endgerät auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen.

Sicherheit und Integration:

Schützen Sie Ihre Personaldokumente durch klare Berechtigungen und stellen Sie den E-Mail-Verkehr mit Anhängen ein. Integrieren Sie den geschützten Zugriff auf Personaldokumente in Microsoft Teams.

Optimierte Arbeitsabläufe:

Nutzen Sie Workflows, um Dokumente zur Freigabe oder zur Kenntnisnahme an Führungskräfte und Mitarbeiter weiterzuleiten. Bei der Bearbeitung können Stempel und Anmerkungen hinzugefügt werden, ohne das Originaldokument zu verändern. Über Benachrichtigungen und Statusinformationen behalten Sie wichtige Termine und Fristen stets im Blick.

Effiziente Speicherung und Suche:

Speichern Sie alle Ihre Dokumente zentral und einheitlich und vermeiden Sie so unorganisierten Dateien und lange Suchzeiten. Mit der Volltextsuche oder gezielten Filtern zeigt DocuWare mit nur einem Klick Dokumente zu Kunden, Projekten, Lieferanten, Vorgängen oder Zeiträumen an – unabhängig von Dateigröße und Format.

Anpassbare Workflows und Formulare:

Steuern Sie dokumentenbasierte Prozesse effizient mit flexibel anpassbaren Workflows und Formularen. Überwachen Sie Fristen, verkürzen Sie Reaktionszeiten und machen Sie Bearbeitungsschritte einheitlich und nachvollziehbar. Ob Rechnungsfreigabe oder Vertragserneuerung – nahezu jeder Prozess lässt sich digital umsetzen und automatisieren.

Dokumentenanmerkungen und -bearbeitung:

Fügen Sie Anmerkungen, Stempel oder Ihre Unterschrift hinzu, ohne das Original zu verändern. Transparenz entsteht durch automatische Versionierung, eine detaillierte Dokumentenhistorie und den Statusüberblick.

Nahtlose Integration:

Sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss über mehrere Programme hinweg. Integrieren Sie Microsoft Teams, Outlook und Ihr ERP oder CRM in DocuWare, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Weniger Programmwechsel sparen Zeit und steigern die Produktivität.

Sichere Archivierung:

Erfüllen Sie gesetzliche Aufbewahrungsrichtlinien durch die Archivierung in DocuWare. Schützen Sie Ihr Unternehmen durch sichere Erfassung, klare Abläufe und unveränderbare Systemeinträge vor Dokumentenverlust, Missbrauch und Manipulation.

In der Buchhaltung laufen alle Unternehmensaktivitäten zusammen. Ein maßgeschneidertes Rechtekonzept ist hier entscheidend: Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugang zu allen Dokumenten. Mit DocuWare erstellen Sie individuelle Rechtekonzepte, die genau die entsprechenden Informationen bereitstellen.

Digitale Rechnungs-Workflows ermöglichen eine einfache, fehlerfreie und schnelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Skonti werden optimal genutzt, Mahnungen vermieden und die Papierflut reduziert. Rechnungen werden schnell geprüft und sicher verwaltet, doppelte Zahlungen werden somit ausgeschlossen.

Durch die nahtlose Integration von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Systemen werden Finanzdokumente effizient erstellt, verändert, versendet und archiviert – sowohl On-Premises als auch in der Cloud. 

Dies reduziert Erfassungs- und Übertragungsfehler, spart Zeit und Kosten, und lässt mehr Raum für Planung und Analyse. Routineaufgaben entfallen, wodurch die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter gesteigert wird.