Optimieren Sie Ihren Workflow vom ersten Kundenkontakt bis zur Vertragsverhandlung mit DocuWare. Zentralisieren und organisieren Sie alle Kundendatensätze für den schnellen Zugriff, egal ob im Homeoffice, unterwegs zur Präsentation oder beim Kunden vor Ort. Archivieren Sie E-Mails und Dokumente sicher und behalten Sie wichtige Nachrichten von Kollegen, potenziellen Kunden und Partnern stets im Blick.


Integrieren Sie DocuWare nahtlos in Ihr CRM-System, um Angebote, Verträge, Bestellungen und Rechnungen direkt über den jeweiligen CRM-Datensatz abzurufen. Verwalten Sie anschließend Verträge, Bestellungen und Rechnungen sicher und synchronisieren Sie Dokumente einfach mit Ihren Finanzanwendungen wie SAP, DATEV, Sage, Microsoft Dynamics und anderen. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit DocuWare für eine effiziente Dokumentenverwaltung und nahtlose Zusammenarbeit.

Managen Sie Bedarfsanfragen und Materialbestellungen schnell und einfach mit individuell anpassbaren Webformularen. Nutzen Sie Workflows, um wichtige Bestellungen von Vorgesetzten prüfen und freigeben zu lassen. Binden Sie Lager-Mitarbeiter in den Prozess ein und erzeugen Sie Aufgaben zur Überprüfung der Lieferung beim Wareneingang. Stellen Sie sicher, dass nach Prüfung im Einkauf eine Aufgabe zur Bezahlung der Ware entsteht.


Mit DocuWare behalten Sie den Überblick über alle bisherigen Bestellungen und Preislisten der Lieferanten. Verknüpfen Sie Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in DocuWare, um mit einem Klick auf alle relevanten Dokumente zuzugreifen und eine umfassende Übersicht zu erhalten. Verwalten Sie Ihre Dokumente clever und effizient.


Frachtpapiere digitalisieren: Lassen Sie LKW-Fahrer die Frachtpapiere nach Auslieferung mit einem Mobilgerät scannen und direkt in DocuWare hochladen. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und verbessern den Cash-Flow.


Schadensmeldungen erfassen: Erstellen Sie Webformulare für die schnelle Erfassung von Schadensmeldungen. Per Mobilgerät können direkt Bilder des Schadens aufgenommen und mit einer detaillierten Beschreibung in DocuWare abgelegt werden. Alle Dokumente, wie Schriftverkehr mit Versicherungen, werden übersichtlich zu jedem Fall gespeichert.


Systemintegration: Integrieren Sie Ihr ERP- und CRM-System, Ihre Speditionssoftware oder Ihr Tourenplanungssystem. Automatisieren und verbessern Sie so zahlreiche Prozesse, und stellen Sie Ihren Mitarbeitern und Kooperationspartnern alle wichtigen Informationen sofort zur Verfügung.  um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer IT-Infrastruktur zu ziehen.


Mit DocuWare können Sie Personaldaten und -dokumente zentral pflegen. Nutzen Sie Vorlagen und Formulare, um Informationen, ohne mehrfaches manuelles Abtippen zu erfassen. Mitarbeiter können Änderungen an Stammdaten einfach und schnell selbst beantragen.


Effizienter Zugriff und Verwaltung:

Über die Aktenansicht haben berechtigte Personen Zugriff auf relevante Personaldokumente. Flexible Filteroptionen und eine Volltextsuche ermöglichen es, wichtige Dokumente auch unterwegs über das Smartphone schnell zu finden. Lassen Sie Gehaltsabrechnungen nach Erstellung automatisch in die Personalakte ablegen – auch wenn diese von einem externen Steuerbüro erstellt werden. Mitarbeiter können über einen geschützten Link von jedem Endgerät auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen.


Sicherheit und Integration:

Schützen Sie Ihre Personaldokumente durch klare Berechtigungen und stellen Sie den E-Mail-Verkehr mit Anhängen ein. Integrieren Sie den geschützten Zugriff auf Personaldokumente in Microsoft Teams oder andere Anwendungen.


Optimierte Arbeitsabläufe:

Nutzen Sie Workflows, um Dokumente zur Freigabe oder zur Kenntnisnahme an Führungskräfte und Mitarbeiter weiterzuleiten. Bei der Bearbeitung können Stempel und Anmerkungen hinzugefügt werden, ohne das Originaldokument zu verändern. Über Benachrichtigungen und Statusinformationen behalten Sie wichtige Termine und Fristen stets im Blick.


Effiziente Speicherung und Suche:

Speichern Sie alle Ihre Dokumente zentral und einheitlich mit den relevanten Informationen. Keine unorganisierten Dateien und keine langen Suchzeiten mehr. Mit der Volltextsuche oder gezielten Filtern zeigt DocuWare mit nur einem Klick Dokumente zu Kunden, Projekten, Lieferanten, Vorgängen oder Zeiträumen an – unabhängig von Dateigröße und Format.


Anpassbare Workflows und Formulare:

Steuern Sie dokumentenbasierte Prozesse effizient mit flexibel anpassbaren Workflows und Formularen. Überwachen Sie Fristen, verkürzen Sie Reaktionszeiten und machen Sie Bearbeitungsschritte einheitlich und nachvollziehbar. Ob Rechnungsfreigabe oder Vertragserneuerung – nahezu jeder Prozess lässt sich digital umsetzen und automatisieren.


Dokumentenanmerkungen und -bearbeitung:

Fügen Sie Anmerkungen, Stempel oder Ihre Unterschrift hinzu, ohne das Original zu verändern. Transparenz entsteht durch automatische Versionierung, eine detaillierte Dokumentenhistorie und den Statusüberblick.


Nahtlose Integration:

Sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss über mehrere Programme hinweg. Integrieren Sie Microsoft Teams, Outlook und Ihr ERP oder CRM in DocuWare, um Dokumente automatisch abzulegen, darauf zuzugreifen und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Weniger Programmwechsel spart Zeit und steigert die Produktivität.


Sichere Archivierung:

Erfüllen Sie gesetzliche Aufbewahrungsrichtlinien durch die Archivierung in DocuWare. Schützen Sie Ihr Unternehmen durch sichere Erfassung, klare Abläufe und unveränderbare Systemeinträge vor Dokumentenverlust, Missbrauch und Manipulation.


A K T U E L L E
P R O J E K T E

Die vielfältigen Möglichkeiten, die DocuWare bietet sind fast grenzenlos. Um diese Aussage mit Inhalt zu füllen, stellen wir hier einen Auszug unserer aktuellen Projekte vor. Lassen Sie sich von den Anforderungen unserer Kunden und unseren Ideen inspirieren.

Migration DocuWare on Premise von mySQL in MSSQL

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Rechnungsprüfung in der PV-Branche

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Automatisierter Freigabeprozess

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Intelligentes Anlernen von Beleginhalten

"Intelligent Indexing"

Manuelle Eingaben sind langsam und fehleranfällig. Intelligent Indexing liest die Daten der Dokumente aus und stellt diese strukturiert in verwertbaren Daten zur Verfügung.


Die Dokumente werden anhand des Aufbaus erkannt und die Daten gezielt ausgelesen. Korrekturen des Benutzers werden dabei erkannt und festgehalten. Mit jedem weiteren Dokument steigen die Geschwindigkeit und die Genauigkeit.


Die erkannten Inhalte werden zur Kontrolle farblich hervorgehoben, so dass diese schnell und einfach überprüft werden können.

Formulare erstellen oder bestehende Formulare ausfüllen

"Forms"

Ein einfacher Umgang mit Daten ist nur in strukturierter Form sinnvoll möglich. Dazu stellt DocuWare mit Forms ein Modul zur Erstellung von modernen Webformularen zur Verfügung.


Diese lassen sich ohne Programmierung individuell erstellen. Ob Textfelder, Kontrollkästchen, Kalendereingaben, Dateiuploads und Auswahlfelder, mit wenigen Klicks ist das passende Formular generiert und steht den Anwendern zur Verfügung.


Der Clou ist jedoch, dass die Formulare nicht nur den DocuWare-Anwendern zur Verfügung stehen. Teilen Sie die Formulare auf der Webseite mit Geschäftspartnern auf der ganzen Welt und verarbeiten deren Eingaben direkt im System weiter. Einfacher geht es nicht!


Auch das automatisierte Ausfüllen vorhandener Formulare stellt für das System keine Herausforderung dar.